Det er ikke noe internt i internkommunikasjon

27. september 2022

Det er ikke vanntette skott mellom jobb og fritid, og det finnes ingen kommunikasjon som er kun intern. Derimot finnes det en viktig målgruppe du bør legge mye tid og penger på å nå – medarbeiderne.

Her er noen tips på hvordan du kan nå den gruppen litt mer effektivt.

Når politikere taper valg får ofte kommunikasjonen skylden. Det handlet ikke om at politikken ikke traff velgerne, men at de ikke greide å kommunisere den godt nok. Mon det.

Samme argumentasjon har jeg hørt mang en gang av ledere. Det gikk ikke så bra med det prosjektet, verdiene resonnerer ikke, strategien har ikke satt seg i organisasjonen - da må det være noe galt med internkommunikasjonen. Folk har rett og slett ikke fått det med seg. Beklager gjentakelsen, men – mon det.

Etter å ha jobbet i flere organisasjoner med ansvar for internkommunikasjon har jeg gjort meg noen tanker (fem og en halv for å være eksakt) om hva som skal til for å lykkes med god medarbeiderkommunikasjon.

Å være ekte engasjert i et tema er tidkrevende, og de færreste av oss er ekte engasjert i veldig mye forskjellig. Hvis oppdraget du får som ansvarlig for medarbeiderkommunikasjon er å gjøre medarbeidere engasjert i nye tema måned etter måned, så har du en tung om ikke umulig jobb.

Men alle trenger ikke være engasjert i alt. Prioriter, prioriter og prioriter. Hva er viktigst at medarbeidere får med seg, hva må de faktisk være engasjert i, og hva er det bare ok at de får med seg?

1. Ikke alt er engasjerende – lev med det!

I tillegg til meningsfylte arbeidsoppgaver trenger folk autonomi for å trives og motiveres på jobben. Lite er mer paralyserende enn å bli sett i kortene hele tiden og føle mangel på tillit fra lederne dine. Faren er selvfølgelig at en organisasjon utvikler en haug av småkonger som prioriterer det de ønsker og ikke trekker i samme retning.

Det er her en velfungerende medarbeiderkommunikasjon kommer inn. Den kulturen dere ønsker at skal råde må heies fram. Her kommer valpekurs-metodikk til nytte - altså positiv forsterkning. Ros det du liker og ignorer det andre. Bruk kanalene som finnes og hei fram folk.

Vis at du ser hva dine medarbeidere gjør. Skryt og ros i all offentlighet og vær selvfølgelig et godt eksempel på den kulturen du selv ønsker. Før du vet ordet av det marsjerer alle småkongene i takt mot målet dere har satt i fellesskap.

2. Å lede gjennom kultur og verdier

Nye moderne kommunikasjonskanaler er ikke talerør for ledelsen. Kommunikasjonen flyr hit og dit og fram og tilbake. Du får informasjonen din fra lukkede grupper på Facebook, sidechatter som fylles av litt sladder, mange GIFs og emojies og mye av informasjonen kan være viktig. Du leser litt i nyhetsbrev, er med på noen allmøter og titter litt på et intranett. Det er komplekst, og det er levende.

Da web 2.0 kom jobbet jeg med å implementere nytt intranett, og diskusjonen i ledergruppa dreide seg om vi skulle åpne for at medarbeidere kunne kommentere intranettsaker. Flertallet var skeptisk: Tenk hvilken Pandoras eska som da kunne åpne seg - folk kunne jo skrive hva som helst. Sjikane, hatprat, hvem vet hva som kunne skje! For de som lurer på fortsettelsen kan jeg berolige med at det gikk fint. Folk greide å holde sitt indre troll i ro. Det som skjedde, var stillhet - veldig få kommenterte noe som helst.

Senere, da sosiale medier virkelig fikk fotfeste i internkommunikasjonen, opplevde jeg at ledere var livredde for hva medarbeidere kunne komme til å skrive der ute på den store verdensveven om akkurat deres bedrift, og det ble satt i gang med å lage retningslinjer og regler. Det fungerte på den måten at folk ikke turte å ytre noe som helst offentlig om egen arbeidsplass - tenk for en tapt mulighet for bedriftene! Her hadde vi potensielt hundrevis av ambassadører som kunne fremsnakket og bygget omdømme, men som ikke gjorde noenting i frykt for å gjøre noe galt.

Vi må lære å leve med at kommunikasjon er som en levende organisme. Du kan styre og veilede, men du må også tørre å gi slipp. Vil du bruke egne medarbeidere som ambassadører må du gi dem rom og tillit.

3. Det er umulig å kontrollere alt

Da sosiale medier inntok medarbeiderkommunikasjonen tenkte mange at problemet endelig var løst. Nøkkelen til hvordan en kommuniserer godt med medarbeidere var funnet. Det spilte ingen rolle om du jobbet på farten som sjåfør eller hjemmehjelp, eller ikke hadde tilgang til PC fordi du jobbet på et butikkgulv eller på fabrikk. Mobilen hadde du jo i lomma uansett – endelig hadde vi mulighet til å nå alle!

Det stemte til en viss grad, men så lett er det jo ikke. Du kan ha de beste kanalene i verden, men jeg har aldri lest en internkommunikasjonsundersøkelse som sier noe annet enn at folk foretrekker å få nyheter fra nærmeste leder. Ansikt til ansikt.

I praksis blir det vanskelig for ledere om de kun blir en informasjonskanal som kaskaderer nyheter nedover, men ingen har lyst til å bli slått opp med av kjæresten i en tekstmelding. Skal du formidle dårlige nyheter må du vise mottaker respekt ved å se dem i øynene og vise medfølelse.

Derfor er det viktig å utstyre ledere - og spesielt mellomledere - med de riktige verktøyene for å være gode formidlere. Det holder ikke å bare videresende en e-post (du bør faktisk ALDRI bare videresend en e-post som er ment for en annen målgruppe - regel nummer én). Vi trenger mangfold i kanaler, men bruk hver kanal riktig og forstå og lær deg kanalenes fordeler og ulemper.

4. Infrastrukturen må på plass

Organisasjoner er forskjellige. Mange har siloer med ulik kultur, noen er spredt over landet. Noen er hierarkiske, andre prøver å ha en flat struktur. Noen har høyt utdannede medarbeidere som sitter foran PC hele dagen, andre jobber aldri foran PC og har lite tid til å lese seg opp. Derfor finnes det ikke noen magisk oppskrift på hvordan du skal nå din målgruppe og dine medarbeidere med ditt innhold.

En vanlig feilvurdering er å tro at alle elsker jobben sin og dermed overvurdere engasjementet det er mulig å trekke ut av folk. Medarbeidere kan fint være både lojale og flinke uten at hjertet ligger fullt og helt i jobben. Det er ingenting galt med det. Har du deltidsansatte eller unge som jobber i bedriften er det ikke usannsynlig at de kun er på gjennomreise.

Neste gang du irriterer deg over at den eneste måten å skape engasjement på er å arrangere interne konkurranser med store premier så tenk på dette. Kanskje mange av dine medarbeidere ikke bryr seg filla om en ny kolleksjon, at det enda en gang har kommet nye eiere, og de er gjerne ikke så opptatte av samferdsel eller togskinner – men de trengte en jobb. Tenk heller utenfor boksen: Hva annet enn akkurat arbeidsoppgavene har dine folk til felles?

Psykologen Heri Tajfel er kjent for sosial identitetsteori der han introduserer begrepene inngrupper og utgrupper. Eller «oss» og «dem». Vi mennesker kategoriserer oss selv og hverandre helt automatisk. Det en helt normal kognitiv reaksjon, men også et instinkt som kan skape stereotypier og overdrive forskjellen mellom folk. En inngruppe vi identifiserer oss med eksisterer ikke uten en utgruppe vi ikke identifiserer oss med.

Trenger du å få samlet gjengen og få ny giv rundt en strategi bør du kanskje tenke helt motsatt enn du pleier. I stedet for å spille på det som er likt blant dine mangfoldige medarbeidere kan du vurdere å spille på det som er ulikt. Det sies at lite samler troppene mer enn en felles fiende, men du trenger ikke å dra det så langt - det er også samlende å enes om hva man ikke er.

Tenk på hva som kjennetegner dine medarbeidere og hva som absolutt ikke kjennetegner dem neste gang du trenger å skape engasjement.

5. Kjenn dine folk

Ingenting er mer ydmykende enn at naboen vet mer eller vet det før deg, spesielt når det gjelder store nyhet som angår arbeidsplassen. Har du ikke hørt at de skal legge ned en fabrikk på Vestlandet? Vet du ikke at arbeidsplassen din går med dundrende underskudd? Har du ikke fått med deg at dere er kjøpt opp? Strekk deg så langt som overhodet mulig for at medarbeidere alltid skal få vite først. Alltid.

Så hvordan kan du lykkes med medarbeiderkommunikasjon? Jo, om du viser dine medarbeidere respekt ved å kjenne dem og ikke kjede dem, gi dem kanaler som fungerer, og ikke minst tillit, så har din bedrift en gullgruve.

Uten dem er du fortapt, men med dem kan dere vinne omdømmekampen.

5.5 Medarbeidere alltid først!

VÅRE TIPS

HER FINNER DU OSS

Apotekergata 12, 0180 Oslo
Postboks 131, Sentrum, 0102 Oslo

(+47) 906 34 400
hei@publicis.no

Org nr: 985 087 776 MVA